Servizio acquisti
Permette all’utenza, accreditata, l’accesso alla procedure d’acquisto di forniture e/o di servizi per conto del Dipartimento.
L’utente dovrà utilizzare l’Applicativo RDA di Ateneo (Richieste di acquisto dipartimenti) che sostituisce il servizio di Trouble Ticketing dipartimentale e la casella funzionale acquisti.abc(at)polimi.it.
Il personale autorizzato, a inoltrare le richieste, potrà accedere alla procedura dal Portale “Servizi on Line” selezionando la voce “Richieste di acquisto dipartimenti” nella sezione “Amministrazione“, previa autenticazione tramite AUnica, oppure utilizzare questo link.
Nel compilare la scheda “dati generali”, proposta dal sistema e composta da alcuni campi obbligatori (contrassegnati da asterisco) e altri opzionali, bisogna specificare il fondo di cui si è intestatario sul quale addebitare i costi d’acquisto. Qualora l’utente è in possesso di un preventivo, per la fornitura oggetto della richiesta, si consiglia di allegarlo nella sezione “Documenti”.
Documenti
Guida utente
Normativa acquisti di Ateneo – Linee Guida di Ateneo
Il Manuale completo è disponibile nell’applicativo
Compensi personale interno
Per l’avvio della procedura amministrativa, il docente, titolare del fondo deve consegnare in amministrazione entro i termini stabiliti e prima del Consiglio di Dipartimento
Il modulo di richiesta Conto Terzi “modello C.T.” (1) debitamente compilato in ogni parte e firmato in originale; una volta accertata la disponibilità di bilancio, la richiesta verrà sottoposta all’approvazione del Consiglio di Dipartimento.
L’amministrazione stessa in seguito alla disponibilità accertata provvederà a vincolare la somma da accantonare.
Documenti
1. modello richiesta anticipo conto terzi – modello C.T.
Compensi personale esterno
Il collaboratore prima dell’inizio di qualsiasi attività è tenuto a far pervenire in amministrazione l’attestato del corso base sulla sicurezza. Per il conseguimento dell’attestato è necessario collegarsi al seguente sito:
formazionesicurezza.polimi.it
Gli incarichi relativi alla sola docenza nell’ambito dei corsi, master, workshop sono esclusi da bando di procedura di valutazione comparativa.
La documentazione occorrente al fine della stipula dell’incarico è la seguente:
– La scheda anagrafica (1), è il primo documento che permette all’amministrazione di individuare la posizione fiscale del collaboratore esterno e di procedere con l’incarico in base a quanto dichiarato.
– Il prospetto per compensi docenza (2) deve pervenire in amministrazione prima dell’inizio del corso, l’amministrazione stessa provvederà a vincolare la somma da accantonare e a contattare il collaboratore per la predisposizione dell’incarico.
– Al termine della prestazione, il docente titolare del corso deve far pervenire in amministrazione il prospetto nulla osta (modulo N.O.) (3) debitamente compilato e firmato unitamente alla fotocopia del registro attestante lo svolgimento dell’attività.
Documenti
- scheda anagrafica (ita)
scheda anagrafica (eng) - prospetto liquidazione compensi – modulo Compensi Esterni (modulo C.E.)
- prospetto nulla osta (modulo N.O.)
Incassi
Il processo di incasso delle somme avviene principalmente attraverso le seguenti fasi:
– comunicazione scritta da parte del docente contenente la richiesta di emissione fattura;
– emissione della fattura;
– invio della fattura, al cliente, con lettera protocollata;
– pagamento da parte del debitore dell’importo dovuto;
– incasso e ripartizione a bilancio nei capitoli di competenza dell’importo (prelievi delle trattenute, funzionamento del docente o del Dipartimento);
– invio di comunicazione di avvenuto incasso al Docente Responsabile del Progetto.
Per procedere con l’emissione della fattura a saldo di un contratto, a lavoro terminato, è necessario consegnare all’Ufficio Contratti il verbale di fine attività (1)
L’emissione delle fatture attive per i corsi avviene, contestualmente all’incasso, una volta acquisiti i dati dei soggetti paganti dall’ufficio corsi di formazione continua(2).
Nel caso di entrate derivanti da progetti rendicontati, l’incasso avviene in più tranche prestabilite dal contratto senza emissione di fatture.
In base alla tipologia del contratto si procede all’applicazione dei prelievi, ai sensi degli articoli 10 e 11 del regolamento conto terzi del Politecnico di Milano (3).
Documenti
- modello verbale di fine attività
- modello acquisizione dati soggetto pagante
- regolamento conto terzi del Politecnico di Milano
Missioni
Per rendere più celeri i tempi di rimborso delle spese sostenute per missione chiedere informazioni prima della partenza a: missioni-dabc(at)polimi.it
Allegare al rendiconto documentazione cartacea del motivo della missione, quale mail, invito, odg, locandina, attestato di partecipazione oppure compilare l’autocertificazione se l’incontro è stato fissato tramite telefonata.
I Giustificativi di spese in originale e non fotocopie. Le carte di imbarco voli unitamente al biglietto viaggio o alla fattura.
Nuovo regolamento per le missioni in vigore dal 1 settembre 2023
Documenti
Incarico e autorizzazione per missione
Appointment and authorisation to travel